完全リモートワーク時代の
事業運営
Withコロナでも企業活動を
止めないシナリオ
新型コロナウイルス(COVID-19)感染症の拡大は、世界規模で社会・経済に大きな影響を与えています。
企業が目下の危機を乗り越え、また次の危機に打ち勝つために、何をすべきなのでしょうか。
シグマクシスが自ら実践し、提言する、Withコロナ時代の企業の事業運営の視点をお伝えします。
企業の経営指標の変遷「社会的使命を果たし、社員を守る」
企業の経営指標は、1990年から2000年代に行われていた株主重視の経営に対し、2010年代にはESGやSDGs、働き方改革といった社会・社員視点が加わるなど、時代にあわせて変遷を遂げてきました。
そしていま、長期にわたり人々の行動・生活スタイルに影響を及ぼすパンデミックが現実のものとなり、従来型の企業経済活動の継続は困難になるなか、企業運営における重要事項もさらに進化しつつあります。企業運営において、社会活動の継続のために有用な商品・サービスを安定的に供給すること、社員の安全を守ることが大前提となったのです。
ビジネスを止めないための、未来のシナリオ
急転直下、突然の在宅勤務、普段通りにいかない毎日。数か月で「元に戻る」と思っていたけれど、しばらくこの状況が続きそう―――。 コロナ禍で途方に暮れるビジネスパーソンの未来に、光明はあるのでしょうか。いまビジネスの現場が抱える課題と、未来のシナリオを考えてみます。
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なくならないハンコと紙
- 社内手続きや業務上の契約・発注書類の多くが紙ベース。押印のために出社せざるを得ない
- 電話・FAXを介することを前提としたシステムを使わざるを得ない
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対面できない営業
- 「営業は対面で行うもの」という考えで活動していたため、感染リスクのある局面で業務が止まってしまった
- 感染疑いのある営業スタッフの行動履歴が追いきれず、売り場全体を閉鎖した
- セミナー・イベント自粛のためマーケティング活動が難航
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在宅ワーク環境の限界
- 自宅のWi-Fi通信環境が弱い。ラップトップモニターが小さく、作業効率が低い
- セキュリティの問題で、業務専用端末に自宅からアクセスができない
- アクセスが集中する時間帯はVPNになかなか接続できない
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見えない上司/部下の顔
- 在宅ワークになり、部下の業務状況が見えず不安。サボっているのではないか？
- 上司からたびたび電話やチャット。そのたびに作業を中断し、効率が下がる
- 常にPCカメラで業務を監視されている
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新卒採用・研修の大きな壁
- 学生向け説明会もグループ選考もインターンもできない。オンライン面談だけで人財の適性を見極められるのか不安
- 入社後の集合研修ができない。外部のe-Learningだけを続けても意味ないのではないか
「なくならないハンコと紙」の未来
●月×日
午前はテレカンで上司とミーティング。新しいお客様との契約締結について情報を共有。ミーティング後に社内システムのワークフローで電子決裁をもらった。以前は契約締結のために、紙ベースで「社内ハンコ集め」をしていたが、プロセスが見直されてからは1～2名の電子承認でOKになった。あとは契約先との手続きを残すのみだ。
お客様も会社によっては紙ベースの契約が残っており、その時は出社して押印手続きしなければならないが、今回の契約先は電子押印システムを導入していて助かった。
- 事業を継続するための8つの鍵
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- 業務プロセス意思決定プロセス再設計
- 業務システム決裁ワークフロー・電子押印システム
- コミュニケーションツールテレカンツール
- 規程・ルール職務権限規程見直し
「対面できない営業」の未来
●月×日
自宅でコーヒーを飲みながら融資先の資料を読み込む。社内規程が変わり、業務の資料を事業所外でも扱えるようになって仕事の効率が上がった。
テレビ会議の着信。融資先の社長は、画面越しで資料を共有しながら、事業計画について熱心に説明してくれた。オンラインで提出された融資の申請書類を確認し、社内決裁ワークフローにまわす。
客先の営業訪問はリアルとオンラインを使い分けている。先日、ある感染症の濃厚接触者の可能性があると社内アプリで通知があったので今はオンラインで対応。可能性がなくなれば、また外回りもOKになる。
- 事業を継続するための8つの鍵
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- 業務プロセスオンライン型営業プロセス整備
- 業務システム電子書類管理システム
- コミュニケーションツールテレカンツール
- 人財・組織感染症から社員や顧客を守る事業継続支援ソリューション
- 規程・ルール情報管理規程見直し
「在宅ワーク環境の限界」の未来
●月×日
在宅勤務のため、自宅のPCから社内システムにアクセス。オフィスではマルチスクリーンで仕事をしていたので、自宅用に会社から支給された補助スクリーンも利用。業務効率はオフィスと変わらない。
通信量の増加で接続エラーが増えていたVPNが廃止され、SDPというネットワークセキュリティが導入された。朝や夕方などの混みあう時間も、ストレスなくスムーズにアクセスができて快適だ。
午後は自宅から物流システムの在庫情報を見つつ、需要予測のWeb会議だ。これまで専用端末でしかアクセスできなかった古い物流システムが刷新されて、先月からリモートワークでもアクセスできるようになった。新しいアーキテクチャのクラウドサービスで、セキュリティも担保され、常に最新版が利用できる。
- 事業を継続するための8つの鍵
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- 業務システムレガシーシステム刷新
- インフラ環境ゼロトラストモデル(SDP)への移行
- ワークプレイス在宅インフラ整備
「見えない上司/部下の顔」の未来
●月×日
オフィス勤務が必須ではなくなり、働き方がだいぶ変わってきた。毎日会うわけではないので、各メンバーの役割や目標をお互いに共有し、日々の業務の進捗はチームメンバーの自律性に任せている。
受注状況などの大事な指標はウェブ上のダッシュボードでリアルタイムに確認できるので、以前のように部下の顔が見えないと不安、ということもなくなった。
人事評価制度も大きく変わり、能力ベースの評価システムが導入された。年度末評価の面談はリアル、オンラインなど、個人の業務状況に合わせて行った。期初に設定した目標に対して、アウトプットを重視した評価を行っている。ある部下は、誰も知らなかった新しいツールを取り入れて業務改善を行った、と嬉しそうに成果を報告してくれた。仕事を任されたことで、業務効率、モチベーションともに上がっているようだ。
- 事業を継続するための8つの鍵
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- 人財・組織能力評価制度、目標/達成管理制度(OKR)
- 規程・ルール勤務形態・労務管理規程の見直し
- 意思決定・経営管理経営管理ダッシュボード
「新卒採用・研修の大きな壁」の未来
●月×日
新卒で入社した会社には、感染症の流行でしばらく出社できないことになった。どうなることかと途方に暮れたが、入社祝いのメッセージとともに、PCや携帯電話などのモバイルツールが自宅に届いた。
おそるおそるツールのセットアップを済ませると、翌日からオンラインでの研修が始まった。講義、ブレイクアウトセッション、提出課題のレビューが粛々と進められる。マネージャーとのWeb面談や、チャットなどのコミュニケーションでモニターはいつも賑やかで、心細くはない。1か月はあっという間だった。
空き時間に、来年入社組の内定者とのオンライン交流会に参加。ここまでの選考がほぼWeb面談ということもあって、みんなオンライン慣れしている。質問が止まらない。
- 事業を継続するための8つの鍵
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- 業務プロセス採用プロセス再設計
- コミュニケーションツールテレカンツール
- 人財・組織研修プログラム再構築
- ワークプレイス在宅インフラ整備
事業を継続するための8つの鍵
「企業経済活動の安定的運用」のためには、業務プロセスやシステム、各種規程、ツールといった8つの要素を連携的に設計・整備する必要があります。
シグマクシスではこれらを「オクタゴン・モデル」と呼び、それぞれの視点のソリューションを組み合わせて提供しています。
「なくならないハンコと紙」
の未来
「対面できない営業」
の未来
「在宅ワーク環境の限界」
の未来
「見えない上司/部下の顔」
の未来
「新卒採用・研修の大きな壁」
の未来
シグマクシスの
完全リモートワーク環境を見る
ソリューション例
- “マニュアルオペレーションゼロ化”業務変革
- 基幹システムクラウド化
- 間接業務のデジタル・トランスフォーメーション
- 意思決定プロセス再設計
- オンライン型営業プロセス整備
- 人財採用プロセス再設計
ツール
- テレカンツール
- 人財と組織の創造性向上 Vision Forest
- プロフェッショナル人財マネジメント
- 変革リーダーラボ
- 感染症から社員や顧客を守る事業継続支援ソリューション
- 研修プログラム再構築
- 職務権限規程見直し
- 情報管理規程見直し
- 勤務形態・労務管理規程の見直し
- 経営管理ダッシュボード
シグマクシスの完全リモートワーク環境
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座席数は社員数の5分の1！
オフィスはコラボレーションの場 -
「どこでもオフィス」に欠かせない装備
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朝礼も体操もレビューもオンライン。画面越しの新卒研修、効果ある？
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社員の作業時間を28％削減。
経費精算「領収書糊付け」からの解放！ -
働く時間も場所も自由。顔も会わせずどうやって人事評価する？
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黄信号で緊急出動。リアルタイム経営管理システムが支える「マネジメント救急車」
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必要なのは自律＆自走チーム
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複合機はフロアに1台。
完全ペーパーレスオフィスの実態とは
座席数は社員数の五分の一！オフィスはコラボレーションの場
シグマクシスのオフィスは「仕事をする場所」ではなく、社員やお客様、ビジネスパートナーとコラボレーションし、新たな価値を創造する場所。全席フリーアドレスで、人事や財務などのコーポレートスタッフ、さらに役員も固定席をもちません。執務エリアの席数は社員数の五分の一程度で、オフィススペースの大半はモニターやホワイトボードをフル装備したコラボレーションの場として設計されています。
執務エリアの中央には “マーケット”と呼ばれる多目的エリアがあり、社内外の打合せだけでなく、ランチやコーヒーブレイクなど様々な用途で活用されています。一角には大型スクリーンが常設されており、入社式やナレッジシェアリングといったイベントも行われます。カフェスタンドやマガジンラック、文具やマーケティングツールが収納されているKIOSKスペースもあり自然と人が集まる仕組みです。人とモノと情報が行き交うことで、コミュニケーション、コラボレーション活性の震源地となっています。
- 関連
- 事業を継続するための8つの鍵
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- ワークプレイスデータベース、対面＋ネット
- インフラ環境統合認証基盤、セキュリティ環境、暗号化、バックアップ、ゼロトラストモデル
- コミュニケーションツール管理されたアプリ・ツール類、セキュアPC・スマホ
「どこでもオフィス」に欠かせない装備
社員の能力とパフォーマンスの最大化を促進するには、場所、時間、相手を問わずあらゆる種類のコラボレーションを通じて仕事に取り組む事ができる環境が必要です。この「いつでも、どこでも、誰とでも」価値創造できる環境を創るために、シグマクシスでは2008年の創業時より、厳格なセキュリティポリシーに則り、リモートワーク前提のデジタルワークプレイス環境を整備しています。
全社員にノートPCとスマートフォンを貸与し、オフィスに依存しない勤務を実現。貸与端末には、あらゆる場所に携帯される事を前提に、静脈認証、多重認証、データの自動暗号化などの強固なセキュリティ機能を実装しています。また、様々なネットワーク環境を経由して社内システムに接続される事を想定し、ネットワークの内外を区別せず、接続者、接続端末を問わず常に全ての通信を必ず接続前に確認する「ゼロトラスト」モデルのネットワークセキュリティ技術を採用。様々なテクノロジーの活用とポリシーの徹底で、創造的なワークスタイルの実現と情報セキュリティの確保を両立させています。
- 事業を継続するための8つの鍵
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- コミュニケーションツール管理されたアプリ・ツール類、セキュアPC・スマホ
- インフラ環境統合認証基盤、セキュリティ環境、暗号化、バックアップ、ゼロトラストモデル
- ワークプレイスデータべース、対面＋ネット
朝礼も体操もレビューもオンライン。画面越しの新卒研修、効果ある？
コロナ禍で従来型の対面コミュニケーションが困難になりましたが、お客様との打合せやチームミーティングは基本オンラインに切替え、ほぼ通常どおりにプロジェクトを推進しています。また48名の新卒社員の入社式、約2ヶ月半にわたる新卒研修についてZoomを活用し初めて完全リモートで実施しました。グループワークやレビュー、ロールプレイングなど、例年の研修カリキュラムを変える事なく、Zoom、Slack、Box Noteなどのコミュニケーションツールを駆使して完遂。新人たちはオンラインならではのコミュニケーションスキルも得たようです。
WEB会議ツールは、ビデオ映像を通じて質の高いコミュニケーションが図れるだけでなく、資料の共有や制作・修正作業が双方向で出来る利点もあります。シグマクシスでは、いつでもすぐにWEB会議設定ができるように、社員ひとり一人にWebExのアカウントを発行しています。会社としてのセキュリティ基準を満たした複数のコミュニケーションツールを目的にあわせて、各自が自律的に使い分ける事で、創造性と生産性を向上させています。
- 事業を継続するための8つの鍵
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- コミュニケーションツールセキュアPC、スマホ、管理されたアプリ・ツール類
- インフラ環境総合認証基盤、セキュリティ環境、暗号化、バックアップ、ゼロトラストモデル
- ワークプレイスデータベース、対面＋ネット
- 規程・ルール裁量労働制、情報セキュリティ／コンプライアンス規程
社員の作業時間を28％削減。経営精算「領収書糊付け」からの解放！
シグマクシスでは2020年2月に、請求書管理と経費精算の電子化を、SAP Concurの活用と、自社開発した領収書読み取りAI‐OCRスマホアプリの導入により実現しました。
全社員が関わる間接業務である経費精算・請求書管理において、社員の手作業による領収書データ入力や紙媒体の証憑整理の作業、証憑提出のための移動をなくすことで、社員の経費精算作業に要する時間を28％削減する事ができました。わざわざ領収書提出のために出社する事もなくなり、リモートワークの促進にもつながっています。
また、社内業務プロセスを見直し、監査を軸とする業務変革を行い上長による承認プロセスをなくした結果、上長が承認処理にかかっていた作業時間を一人当たり月120分削減。コーポレートガバナンスの高度化と、社員一人ひとりが自らの責任に則って行動する「自律型」のオペレーションを両立し、組織全体の生産性、創造性の向上を実現しました。
- 事業を継続するための8つの鍵
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- 業務プロセス オペレーションプロセス、RPAによる自動化
- 業務システムX-point（イントラネット）、SaaS型クラウドソリューション
- 規程・ルール 裁量労働制、情報セキュリティ／コンプライアンス規程
働く時間も場所も自由。顔も合わせずどうやって人事評価する？
シグマクシスでは「費やした時間」ではなく「発揮した能力」で人財を評価するプロフェッショナル人事制度を実施しています。
社員は年初に一人ひとりが自分の「能力開発計画」を策定し、その計画に沿ってプロジェクトワークと自己研鑽を両立させます。所属部署の上司や参加するプロジェクトの責任者は、その計画を考慮しながらプロジェクトをアサインメントしたり、学習プログラム参加の支援をしたりと、社員の成長をサポートします。
そして1年に1度、プロジェクトのアウトプット、または業務実績に基づき実証された能力によりスキル評価が行われます。能力レベルは客観的な基準書としてまとまっており、この基準書に基づいて評価する事で客観性を保っています。自立と自律を基本として、自己の強みをさらに伸ばすことを評価する仕組みが、シグマクシスの柔軟な働き方を支えているのです。
- 事業を継続するための8つの鍵
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- 人財・組織プロジェクト型、Capability Development Framework
- 業務システムX-point（イントラネット）、SaaS型クラウドソリューション
- 規程・ルール裁量労働制、情報セキュリティ／コンプライアンス規程
黄信号で緊急出動。リアルタイム経営管理システムが支える「マネジメント救急車」
シグマクシスでは、経営ダッシュボードの活用により、経営上の重要データをマネジメント自身がリアルタイムに確認・共有できる状態となっています。データは四半期計画から月次、週次、即時まで、あらゆる切り口で確認可能。この「経営の可視化」により、権限分散（権限移譲）が可能となり、事業運営のスピードと柔軟性を最大化しています。
プロジェクト進捗状況のすべてがシステムの中で把握できるので、リスクへの対応も素早く行う事が可能です。シグマクシスのマネジメントの役割は、違反を取締る「パトカー」ではなく、万一の際に駆け付ける「救急車」になる事。プロジェクトでトラブルが生じても、経営ダッシュボード上にアラートが上がる事で、即時・適切に対処でき、結果、顧客満足度も高くなります。また、数字報告の為の会議は不要になり、データに基づいた課題の抽出とアクションについてが、経営会議の主たるテーマとなります。
- 事業を継続するための8つの鍵
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- 意思決定・経営管理経営ダッシュボード、権限分散、自走チーム、目的志向、非マイクロマネジメント
- 業務システムX-point（イントラネット）、SaaS型クラウドソリューション
- 規程・ルール裁量労働制、情報セキュリティ／コンプライアンス規程
必要なのは自律＆自走するチーム
シグマクシスの仕事はすべてが「プロジェクト」。お客様の課題や事業のテーマに応じてプロジェクトが立ち上がると、必要な能力をもったメンバーが組織を超えてアサインメントされ、チームを組成します。ピラミッド型の階層組織に基づく指揮命令ではなく、プロジェクトごとにチームの中で個々の役割が決まり、メンバー間の話し合いでチームごとに独自の就業ルールも決まります。リモートワークがメインのビジネス環境では、いちいちマネジメントに報告し判断を仰ぐ時間はありません。いかに現場主導で意思決定できるか？ 個人・チームそれぞれが自走するプロフェッショナルとしての力が求められているのです。
社員一人ひとりが持っている「やりたいこと」ベースに、「やるべきこと」と「できること」の３つの輪の重なりを自ら大きくしていく事で、自律的な人財として高いモチベーションを維持しながら、スピード感を失わずに多様なコラボレーションで価値創造していく事が出来ると考えています。
- 事業を継続するための8つの鍵
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- 人財・組織プロジェクト型、Capability Development Framework
- 業務システムX-point（イントラネット）、SaaS型クラウドソリューション
- 規程・ルール裁量労働制、情報セキュリティ／コンプライアンス規程
複合機はフロアに1台。完全ペーパーレスオフィスの実態とは
「いつでもどこでも誰とでも」を実現するためには、情報はデジタルで保有・共有することが不可欠です。一時的な作業に紙を使う事は特に制限していませんが、時間や距離を超えて複数のメンバーで情報を共有・活用するためには、情報を紙で持つことは非効率につながります。
固定席、個人キャビネットがない事、また複合機はあえてフロアに1台として紙の使用を不便にする事で、リモートワーク実現の前提となるペーパーレス、情報のデジタル共有を徹底、促進しています。
また、社員ひとり一人が自ら学び、成長していく組織であるために、あらゆる情報、知識、経験、を全社員で共有し活用できるような仕組みを実践しています。プロジェクトの最終成果物をしてサニタイズし、データベース共有するだけでなく、互いの知見を共有し合う「ナレッジフェア」や、ビジネス以外にも様々な領域のプロフェッショナルを招いて講演頂く「ハイタッチセッション」を定期開催。このナレッジマネジメントとラーニングの仕組みが社員の成長を支援しています。
- 関連
- 事業を継続するための8つの鍵
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- 人財・組織プロジェクト型、Capability Development Framework
- インフラ環境統合認証基盤、セキュリティ環境、暗号化、バックアップ、ゼロトラストモデル
- コミュニケーションツール管理されたアプリ・ツール類、セキュアPC・スマホ
アセスメントと変革ロードマップ策定
シグマクシスでは、オクタゴン・モデルの8つの要素に対する達成度や課題をアンケートや各種データ分析により評価した上で、今後の変革ロードマップを策定するコンサルティングサービスを提供しています。
「もう昔には戻れない」
危機とともに生きる企業には、新たなBCPが必要
長期にわたり人々の行動・生活スタイルに影響を及ぼすパンデミックが現実のものとなり、従来型の企業経済活動の継続は困難になっています。このため、企業の事業継続計画（BCP）においても、従来の目的であった「自社の中核事業の当面の復旧」だけでなく、社会的なミッションを果たし、社員の安全を確保することを経営の最重要課題としながら、「中長期的に企業経済活動を安定的に運用していく」ための新たなBCPが必要になっています。
当領域のプロフェッショナル
西村 鉄豊
ディレクター
外資系コンサルティングファーム、ベンチャー経営を経て、シグマクシス立上げより参画。戦略立案～業務変革～システム導入まで一気通貫による支援や、企業変革といったプロジェクトを担当。
小室 貴史
ディレクター
新卒で外資系コンサルティングファームに入社、2012年よりシグマクシスに参画。基幹業務改革及びシステム導入に関わる企画から稼働までのPMO支援などのプロジェクトを担当。