当社が、会社が業務の適正を確保するための体制として取締役会において決議した事項の概要は下記のとおりであります。
当社は、法令及び社内規程に従い、株主総会議事録、取締役会議事録、経営会議その他重要な会議の議事録及びその他取締役の職務執行に係る文書を、適切な状態で、文書又は電磁的媒体に記録し、保存する。当社は、文書管理に関する規程を制定し、主管部署を置くとともに、これらの文書又は電磁的媒体の管理、保存方法及び保存期間等について具体的に定める。
当社の業務に伴うリスクについては、当社が提供するサービスに係る品質リスク、情報管理リスク、コンプライアンスリスク、リーガルリスク、信用リスク、市場関連リスク、投資リスク、システムリスク、ブランドリスク、人財リスク、知財リスク及び事業継続リスクに分類し、リスクごとに主管部署を定め、当該主管部署においてリスク管理のための方針、体制及び手続を定める。新たに発生した種類のリスクについては、速やかに主管部署を定めた上、当該主管部署において対応する。
当社事業の内容に則した人財育成と働く環境の整備に関する方針を踏まえた上で、毎年の事業計画を取締役会にて決定し、各部署は当該年度の事業計画達成のための戦略及び実行予算を策定する。
- 当社は、取締役及び使用人が法令を遵守し、企業倫理に則った行動を取る企業風土の醸成を図るため、シグマクシス・グループ人権方針、コンプライアンス行動指針、サステナビリティ基本方針及びコンプライアンス組織・運営規程を制定する。
- 当社は、法令遵守体制を実効性あるものとするため、当社経営会議でチーフ・コンプライアンス・オフィサーを選任し、チーフ・コンプライアンス・オフィサーを委員長とするコンプライアンス委員会を設置する。チーフ・コンプライアンス・オフィサーは、当社内におけるコンプライアンスの取り組みを組織横断的に統括し、コンプライアンス委員会は、チーフ・コンプライアンス・オフィサーの統括の下、取締役及び使用人に対して法令遵守意識を浸透させるべく、シグマクシス・グループ人権方針、コンプライアンス行動指針、サステナビリティ基本方針及びコンプライアンス組織・運営規程の周知徹底のため、研修の定期的実施等の活動を推進し、管理する。
- 当社は、公益通報制度に関する運用規程を制定するとともに、これに基づいて、法令違反又はシグマクシス・グループ人権方針、コンプライアンス行動指針、サステナビリティ基本方針若しくはコンプライアンス組織・運営規程に照らして疑義がある行為若しくは事実について、使用人等が当社に対して直接情報提供する手段として、社内相談窓口及び社外相談窓口を設置して、公益通報制度を整備する。
- 反社会的勢力とは取引関係も含めて一切の関係を持たず、反社会的勢力からの不当要求に対しては、組織全体として毅然とした対応をとる。
- 贈収賄の禁止及び贈収賄防止に向けた取り組みを宣言し、不正行為の発見と防止につとめる。
- 当社は、子会社及び関連会社に関しては、当社子会社及び関連会社ごとに当社内に管理担当を定め、定量情報及び定性情報の把握並びに役職員派遣、職務権限の制定及び議決権行使を通じて業務の適正を確保する。
- 当社は、当社子会社の取締役及び使用人に対し、当社子会社の業務執行に係る重要事項に関して、報告又は当社の承認を得ることを求め、また、当社子会社について、当社による内部監査を実施する。
- 当社は、当社子会社の事業の特性に応じて社内規程を整備し、当社が整備する公益通報制度への参加を求める。
- 当社は、当社子会社の業務に伴うリスクについては、当社子会社が提供するサービスに係る品質リスク、情報管理リスク、コンプライアンスリスク、リーガルリスク、信用リスク、市場関連リスク、投資リスク、システムリスク、ブランドリスク、人財リスク、知財リスク及び事業継続リスクに分類し、リスクごとに主管部署を定め、当該主管部署においてリスク管理のための方針、体制及び手続を定める。新たに発生した種類のリスクについては、速やかに主管部署を定めた上、当該主管部署において対応する。
当社は、監査等委員である取締役（以下、「監査等委員」という）から、監査等委員会の職務を補助すべき取締役及び使用人を配置することを要請された場合には、速やかに適切な取締役及び使用人を配置するものとする。
監査等委員が指示した補助業務については、監査等委員会の職務を補助すべき取締役及び使用人への指揮命令は監査等委員のみが行うとともに、監査等委員会の職務を補助すべき使用人の人事異動及び人事評価については、監査等委員の意見を聴取の上決定する。
- 当社の取締役（監査等委員を除く）及び使用人並びに当社子会社の取締役、監査役及び使用人は、当社監査等委員の出席する当社取締役会及び経営会議その他重要な会議において、自らの担当する職務の執行の状況を報告する。
- 当社の取締役（監査等委員を除く）及び使用人並びに当社子会社の取締役、監査役及び使用人は、法令、定款又はシグマクシス・グループ人権方針、コンプライアンス行動指針、サステナビリティ基本方針若しくはコンプライアンス組織・運営規程に違反する行為等、当社若しくは当社子会社の業務若しくは財務に重大な影響を及ぼすおそれのある事項若しくはその他著しい損害を及ぼすおそれのある事項を発見した場合又は子会社の取締役及び使用人若しくはこれらの者から報告を受けた場合、遅滞なく当社の監査等委員に報告を行うものとし、これらの者から当該事項の発見につき報告を受けた者も同様とする。
- 前号により報告すべき者が、監査等委員会への報告を行ったことを理由として、不利な取り扱いを受けないことを確保するための体制を整備する。
当社の監査等委員の職務の執行について生ずる費用又は債務は、監査等委員からの請求に基づき、当社において速やかに処理する。
- 当社の監査等委員は、会社が対処すべき課題、監査等委員会の監査等の環境整備の状況又は監査上の重要課題等について、業務執行取締役、内部監査人、会計監査人又は子会社の取締役若しくは使用人などと意見を交換する。
- 当社並びに当社子会社の取締役及び使用人は、当社監査等委員が当社若しくは当社子会社の事業の報告を求めた場合又は当社若しくは当社子会社の業務若しくは財務の状況を調査する場合は、これに協力する。